Documenten veilig delen: hoe doe je dat?
Je verhuurder wil een kopie van je paspoort. De hypotheekadviseur vraagt om drie loonstroken en je laatste jaaropgave. En je zus heeft de polis van de reisverzekering nodig, liefst vandaag nog.
Documenten delen hoort erbij. Maar hoe doe je dat zonder dat je gegevens op plekken belanden waar je ze nooit meer terugvindt? Met Doctopus wordt dat een stuk gemakkelijker. Lees wat je wel en niet hoeft te delen, hoe je een veilige kopie van je ID maakt en hoe je het per situatie aanpakt. En natuurlijk hoe ik je daarbij help, terwijl jij de volledige controle houdt.
Waarom delen zo vaak misgaat
Een bijlage in je mail lijkt na het versturen weg. Dat is hij niet. Hij staat in je eigen verzonden items, in de inbox van de ontvanger en vaak ook nog in een back-up.
Stuurt de ontvanger hem door, dan weet je niet meer waar je paspoort allemaal rondgaat. Met WhatsApp is het niet beter. Een foto van je ID staat daarna gewoon in de galerij van de ontvanger.
En daar zit het risico. Met een kopie van je identiteitsbewijs kan een oplichter op jouw naam een abonnement afsluiten of iets kopen. De rekening komt dan bij jou terecht.
Wie mag wat van je hebben?
Niet iedereen die om een kopie van je identiteitsbewijs vraagt, mag die ook hebben. Meestal ben je niet verplicht om een kopie te geven. Een organisatie die er wel recht op heeft, moet je vertellen welke wettelijke plicht erachter zit.
Wie vraagt erom | Wat mag | Wat scherm je af |
|---|---|---|
De overheid, je bank, de notaris, een levensverzekeraar of je werkgever | Een volledige kopie | Niets. Een watermerk met de ontvanger mag wel |
Een makelaar | Een kopie, als het echt nodig is | Je BSN |
Een telecombedrijf of autoverhuurder | Een afgeschermde kopie | Je pasfoto en je BSN |
Een hotel, camping, school of zorgverlener | Alleen een paar gegevens noteren | Je geeft geen kopie af |
Een veilige kopie van je paspoort of ID maken
Moet je toch een kopie geven? Gebruik dan de KopieID-app van de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens. Je maakt er met je telefoon een foto van je paspoort, ID-kaart of rijbewijs mee. De app helpt je daarna om af te schermen wat de ontvanger niet nodig heeft.
Wat je doorstreept
Je BSN, je pasfoto en je handtekening zijn de gevoeligste gegevens op je ID. Streep ze door als de ontvanger ze niet nodig heeft.
Je naam, je geboortedatum en de datum tot wanneer je document geldig is laat je staan. Daarmee kan de ander vaststellen dat jij het bent.
Een watermerk erop
Zet in de app voor wie de kopie bedoeld is en waarvoor. De app plaatst die tekst met de datum over de kopie heen. Komt je kopie ooit in verkeerde handen, dan is hij daardoor veel lastiger te misbruiken.
Vergeet de cijferregel en de QR-code niet
Je BSN staat niet alleen op de voorkant. Hij zit ook in de lange cijferregel onderaan of op de achterkant van je document. Heb je een ID-kaart of paspoort van na augustus 2021, dan staat hij bovendien in de QR-code. Scherm die dus ook af.
Documenten delen per situatie
Wat veilig is, hangt af van wie er iets vraagt. Dit zijn de situaties waar het het vaakst om gaat.
Met je verhuurder of makelaar
Een verhuurder of makelaar heeft geen wettelijke plicht om een volledige kopie te bewaren. Laat je ID liever even zien bij de bezichtiging of bij het tekenen. Is een kopie toch nodig, stuur dan een afgeschermde kopie met watermerk.
Loonstroken en een werkgeversverklaring deel je via een link die vanzelf verloopt. Niet als bijlage die jarenlang in een mailbox blijft staan.
Met je hypotheekadviseur of bank
Een bank mag een volledige kopie van je ID hebben. Daar streep je dus niets door. Bij een hypotheek komt er veel meer bij kijken. Denk aan je jaaropgave, je loonstroken, bankafschriften en het taxatierapport.
Vraag je adviseur of hij een eigen beveiligde omgeving heeft om stukken te uploaden. Dat is veiliger dan twintig bijlagen in je mail.
Met je werkgever
Je werkgever moet een volledige kopie van je ID bewaren, inclusief je BSN. Dat volgt uit de Wet op de loonbelasting. Doorstrepen is hier dus niet de bedoeling. Een watermerk met “voor mijn werkgever” mag wel.
Met de notaris
Ook een notaris mag een volledige kopie maken. Bij een koopakte of een testament gaat het vaak om meer dan je ID alleen. Werkt het kantoor met een eigen beveiligde omgeving, gebruik die dan.
Met je partner of familie
Thuis gaat delen vaak het snelst en het slordigst. Een foto van de polis in de familie-app of een wachtwoord in een berichtje is zo verstuurd.
Spreek liever af waar jullie belangrijke papieren samen bewaren. In een familiekluis zien jullie allebei dezelfde documenten zonder dat er kopieën rondgaan. Welke papieren daar sowieso in horen, lees je bij belangrijke papieren bewaren.
Vijf regels voor veilig delen
Welke situatie het ook is, met deze vijf regels zit je bijna altijd goed:
- Deel alleen wat er gevraagd wordt. Drie loonstroken is geen heel jaar aan loonstroken.
- Scherm af wat de ontvanger niet nodig heeft, zoals je BSN of je pasfoto.
- Zet een watermerk op een kopie van je ID met de ontvanger en de datum.
- Gebruik een link die verloopt in plaats van een bijlage die blijft.
- Houd bij met wie je wat hebt gedeeld en wanneer.
Wat het oplevert als alles op één plek staat
Veilig delen begint bij weten waar je documenten staan. Drie momenten waarop dat het verschil maakt.
De makelaar die om drie loonstroken vraagt
Het is vrijdagmiddag en de makelaar wil je loonstroken nog voor het weekend. Je zoekt ze niet eerst bij elkaar uit drie mailboxen. Je pakt ze uit één map en stuurt een link die vanzelf verloopt.
Het telefoontje van de notaris
De notaris mist nog een kopie van je ID. Jij staat op dat moment in de supermarkt. Toch heb je hem binnen een minuut gedeeld, gewoon vanaf je telefoon.
Wie heeft een jaar later je paspoort nog?
Over een jaar weet je niet meer welke makelaar je loonstroken heeft. Of die oude verhuurder je kopie nog bewaart.
Een organisatie mag je kopie niet langer bewaren dan nodig is. Ging een huurwoning niet door, dan mag je de makelaar vragen je stukken te verwijderen. Dat lukt alleen als je weet wie wat heeft.
Documenten veilig delen is zo geregeld met Doctopus
Ik bewaar je documenten met end-to-end encryptie en tweefactorauthenticatie. Moet je iets delen, dan maak ik er een tijdelijke downloadlink van. Die stuur je naar je makelaar, notaris of adviseur en hij verloopt vanzelf.
Er blijft dus geen bijlage achter in een mailbox. Wil je iets blijvend delen met je partner of je ouders? Dan geef je ze toegang tot precies de documenten die ze nodig hebben.
Jij bepaalt wie wat mag zien. Hoe ik je documenten verder beveilig, lees je bij veilig delen.
Meer situaties waarin ik je help, vind je bij oplossingen.
Vandaag nog beginnen?
Zet je belangrijkste documenten op één plek en deel ze voortaan met een link in plaats van een bijlage. 14 dagen gratis proberen
Veelgestelde vragen over documenten veilig delen
Meestal niet. Alleen organisaties met een wettelijke plicht mogen een kopie eisen, zoals je werkgever, je bank of de notaris. Andere organisaties mogen erom vragen, maar je hoeft er niet op in te gaan.
Ja, behalve bij organisaties die je BSN wettelijk nodig hebben. Dat zijn onder meer de overheid, je werkgever en je bank. Twijfel je, vraag dan welke wettelijke plicht erachter zit.
Nee. Een fiets- of autoverhuurder vraagt er soms om, maar volgens de Paspoortwet is dat verboden. Geef je identiteitsbewijs dus nooit af als onderpand.
Liever niet. Moet het toch, stuur dan een afgeschermde kopie met watermerk. Verwijder de mail daarna uit je verzonden items, zodat er bij jou geen kopie meer rondslingert.
Niet langer dan nodig voor het doel waarvoor hij gemaakt is. Een autoverhuurder vernietigt hem bijvoorbeeld zodra je de auto terugbrengt. Ging een huur of aankoop niet door, dan mag je vragen of je stukken verwijderd worden.